Kassenbuch
Im Kassenbuch wird aufgelistet wie viel Geld auf dem Konto ist und in welche Sparten es aufgeteilt wird. Geführt wird es vom Finanzreferenten und entspricht somit einer Art der Buchführung, welche die Kontobewegungen beschreibt.
Praktisch für Führung des Kassenbuchs ist die Nutzung einer Exceltabelle. 2012 wurde eine Exceltabelle Kontoverwaltung ab WS13 im Finanzordner im Datenpool als Vorlage erstellt, die automatisch in die zu berücksichtigenden Sparten unterteilt. Bei der Neuanlage von weiteren Sparten ist die Rechnung von anderen Sparten manuell zu adaptieren.
Die Spalten der Exceltabelle enthalten:
- Datum der Überweisung
- Vorgangsnummer
- Zuordnung zu einer Kategorie
- Genaue Beschreibung im Buchungszweck
- Summe der Einnahmen
- Summe der Ausgaben
- Der aktuelle Kontostand
- Kontrollleiste (Wenn 1 und weiß: gut, wenn 0: Fehler in der Zuordnung zur Kategorie und den Einnahmen oder Ausgaben)
- Folgend: mehrere Spalten für Projektsparten (diese werden automatisch berechnet).
Das Kassenbuch muss sich an den Vorgaben aus der Finanzordnung halten.
Sparten
Eine Sparte ist eine Unterabteilung des gemeinsam geführten Kontos.
Es gibt u.a. Sparten für den Kaffee und die Projekte: MsV, TBK, usw.
Für die Sparten gelten die gleichen Rechte wie für die allgemeine Fachschaftssparte. Allerdings muss ein Projekt keine Anträge stellen um das Geld abzurufen. Der Vorgang muss lediglich mit einer Kassenanweisung durch den Finanzreferenten dokumentiert werden. Es muss also einen Beleg (Quittung) geben, sodass auch diese Überweisungen einer Kassenprüfung standhalten.
